POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DE DATOS PERSONALES
FONDO DE EMPLEADOS GRUPO ÉXITO – PRESENTE

EL FONDO DE EMPLEADOS GRUPO ÉXITO – PRESENTE, en adelante Fondo de Empleados PRESENTE, dando cumplimiento a las disposiciones constitucionales y las conferidas en la Ley 1581 de 2012, adopta en la presente política los lineamientos generales para garantizar la protección de los datos personales de sus asociados, proveedores, clientes, empleados y demás grupos de interés, de los cuales realiza el tratamiento de información personal. De la misma forma, se establecen instrucciones para la atención de quejas, consultas y reclamos presentados por los titulares de la información, en ejercicio de su derecho al Habeas Data. Este derecho constitucional permite a todas las personas conocer, actualizar y rectificar la información que se ha recogido sobre ellos en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos las personas poder de decisión y control sobre su información.

Definiciones generales

Dato personal: el dato personal hace referencia a cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica, los cuales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Datos sensibles: constituyen aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. En ese orden de ideas, se describen como datos sensibles aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el Tratamiento de los datos personales a partir de la Autorización del Titular u otra habilitación legal.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia de datos: hace referencia al envío de información o datos personales, por parte de un responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, hacía un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión de datos: envío de datos personales de un responsable del tratamiento a un encargado del tratamiento, con la finalidad de que este realice alguna actividad o preste algún servicio a nombre y cuenta del responsable del tratamiento.

Alcance de la política

El Fondo de Empleados PRESENTE, como entidad del sector solidario, realiza el tratamiento de los datos personales en función al ofrecimiento de sus productos y servicios, los cuales integran su objeto social. En ese razonamiento, el tratamiento estará fundamentado en la autorización otorgada previamente por el titular de la información y las finalidades informadas de manera expresa.

Así las cosas, el Fondo de Empleados PRESENTE, realizará el tratamiento de datos personales en conjunto con las entidades filiales que componen el grupo empresarial; así como también, a quien pueda ostentar la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.

Descrito lo anterior, las disposiciones de la presente política conciernen al tratamiento de datos personales de contrapartes como asociados, clientes, proveedores, empleados, entre otros que conforman los grupos de interés de la entidad.

Compromiso respecto al tratamiento de los datos personales

El Fondo de Empleados PRESENTE realiza el tratamiento y la protección de los datos personales recolectados de parte de los titulares, contando con su debida autorización, conforme a los principios y directrices consagradas en la legislación colombiana. Así mismo, las demás normas que le sean aplicables en torno a las medidas de seguridad y protección de datos personales.

Datos de la entidad

Razón social: Fondo de Empleados Grupo Éxito – PRESENTE
NIT: 890.183.987-0
Dirección domicilio: Carrera 48 – No. 32 B Sur – 139. Envigado, Antioquia
Correo electrónico: pdpresente@presente.com.co

Finalidad del tratamiento de los datos personales

El Fondo de Empleados PRESENTE, conforme con las autorizaciones proporcionadas por parte del titular de la información, de forma previa, expresa e informada, recopila permanentemente datos personales en el desarrollo de su objeto social para llevar a cabo diversas finalidades y usos, dentro de los cuales se pueden definir de manera general:

Asociados y/o clientes
• Obtener, almacenar, compilar, actualizar, recolectar, procesar, producir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización, en los términos exigidos por la Ley.

• Fomentar el ahorro y bienestar entre los asociados, ofrecer soluciones crediticias y facilitar la adquisición de bienes y servicios, y en general, procurar la prestación de diversos servicios tendientes a satisfacer las necesidades personales y familiares de los asociados.

• Enviar comunicaciones, conforme a las regulaciones aplicables y los términos autorizados por parte de las contrapartes; al momento de proporcionar sus datos, relativas a campañas comerciales de los productos y servicios propios como de terceros, de acuerdo con los canales de contacto elegidos previamente y suministrados por parte de nuestras contrapartes.

• Ser contactado para efectos de la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función, concernientes a las obligaciones contraídas y, de acuerdo con los canales de contacto elegidos previamente.

• Transferir y transmitir datos o información parcial o total a terceros, con fines comerciales, administrativos o de mercadeo, y en general para dar cumplimiento con el objeto social de PRESENTE, conforme a las disposiciones legales vigentes y de acuerdo con los términos autorizados de forma previa, expresa e informada.

• Desarrollar actividades que permitan aplicar controles adecuados en torno a la gestión integral a riesgos; como el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, el fraude, riesgos financieros, la corrupción y el soborno, entre otros.

• Realizar las actividades y controles pertinentes a la confirmación y actualización de la información de las contrapartes.

• Ejecutar labores pertinentes a la gestión de la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de la entidad, mediante la aplicación de herramientas y/o mecanismos que pueden incluir videovigilancia en nuestras instalaciones.

• Realizar encuestas de satisfacción respecto a los servicios prestados por el Fondo de Empleados PRESENTE.

• Consultar, reportar y actualizar los datos financieros, crediticios, comercial y de servicios, ante los operadores de información y riesgo, conforme con las regulaciones vigentes y aplicables.

• Consultar registros de sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas, cuya finalidad corresponda a la administración de datos de esta naturaleza.

Proveedores y aliados

• Desarrollar la gestión del proceso de vinculación y permanencia de proveedores y aliados, en el cual se surten las labores de conocimiento de los terceros, verificación de la información suministrada por estos, evaluación al desempeño del tercero, entre otros aspectos.

• Realizar labores de consulta de antecedentes y/o registro en listas nacionales e internacionales de restricción sobre LA/FT.

Aspirantes y colaboradores

• Desarrollar actividades concernientes al proceso de selección y contratación de empleados y, en general, la gestión integral del proceso de gestión humana, dando cumplimiento a las obligaciones derivadas de la figura de empleador y en función a la ejecución del objeto social. Las actividades concernientes a proceso de gestión humana pueden ser realizada a través de terceros, cumpliendo con instrucciones normativas aplicables, a los cuales se compartiría datos personales de aspirantes y empleados, para la ejecución de las actividades que se contraten.

• Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras, cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.

Permanencia de los datos en los repositorios de la entidad, para su debido tratamiento

Los datos de los titulares serán tratados y permanecerán en los repositorios del Fondo de Empleados PRESENTE, de acuerdo con la autorización otorgada por los titulares, mediate los términos contractuales de los productos, servicios y/o relación adquirida con la entidad.

Autorización para el tratamiento de los datos personales

El Fondo de Empleados PRESENTE solicitará la autorización a los titulares de la información para realizar el tratamiento de sus datos, de manera previa, expresa e informada, conforme a las disposiciones normativas legales, vigentes y aplicables.

De esta manera, el consentimiento previo otorgado por los titulares de la información para el tratamiento de sus datos personales, se podrá obtener mediante medios escritos, verbales, virtuales, entre otros, siempre que se permita mantener su registro para la consulta posterior, guardando lo requerimientos de confidencialidad, integridad y disponibilidad; para la seguridad de la información.

Consideraciones especiales en el tratamiento de la información

Datos sensibles
Para el tratamiento de los datos sensibles, el Fondo de Empleados PRESENTE tendrá en cuenta las siguientes determinaciones:
• Se comunicará de manera previa y expresa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• Se comunicará el titular de la información la finalidad y el tipo de tratamiento a realizar con sus datos.
• Se informará el titular de la información el carácter facultativo acerca de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles.

Datos de niños, niñas y adolescentes
Para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, el Fondo de Empleados Almacenes Éxito empleará los mecanismos pertinentes en atención a disposiciones legales que regulan la protección de sus derechos.
En ese razonamiento, se tendrán en cuenta las consideraciones relacionadas a continuación:

• Se comunicará de manera previa y expresa qué tipo de datos de niños, niñas y adolescentes serán solicitados para el tratamiento.
• Se comunicará la finalidad y el tipo de tratamiento a realizar con los datos.
• Se solicitará la autorización para el tratamiento de la información al represente legal del niño, niña y/o adolescente.
• Se comunicará el carácter facultativo acerca de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

Transferencia y transmisión de los datos personales

El Fondo de Empleados PRESENTE podrá realizar transferencia de los datos personales suministrados por los titulares de la información, con sus entidades filiales. En ese orden, se solicitará al titular de la información la debida autorización de forma previa, expresa e informada, relacionando los terceros que serán responsables del tratamiento de la información.

Siguiendo el asunto, el Fondo de Empleados PRESENTE podrá realizar transmisión de los datos personales recolectados por los titulares, para realizar encargos en el tratamiento de información de acuerdo con el objeto de la relación jurídica contratada con el tercero. En ese orden, dicha transmisión se realizaría cumpliendo los aspectos normativos vigentes y aplicables que regulen dicho proceso, aplicando además mecanismos que permitan garantizar la existencia de controles y la protección de la información por parte de los terceros encargados de tratamiento.

Por otra parte, el Fondo de Empleados PRESENTE, como responsable del tratamiento de los datos otorgados por el titular, podrá realizar transferencia o transmisión internacional, cumpliendo las disposiciones normativas vigentes que regulen este tipo de procedimientos. Así mismo, la entidad se asegurará de verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad de información del país receptor de los datos.

Derechos del titular de los datos personales

Conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Fondo de Empleados PRESENTE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito de ley.

• Derecho a ser informado por parte del Fondo de Empleados PRESENTE y/o sus encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen los aspectos concernientes a la protección de los datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando considere en el tratamiento de la información, no respetó los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En este sentido, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
En atención a lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Gestión de consultas y reclamos sobre los datos personales

La dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos se encargará de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes del tratamiento de datos personales, a través del correo electrónico pdpresente@presente.com.co o mediante correo ordinario remitido a la dirección: Carrera 48 No32Bsur-139, conforme a los siguientes procedimientos:

Consultas

• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Fondo de Empleados PRESENTE o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

•En caso de el Fondo de Empleados PRESENTE no sea competente para resolver una solicitud de reclamo recibida, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibida la petición o reclamo completo, la entidad incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza de este. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Fondo de Empleados PRESENTE o algún encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Por otra parte, no procederá la supresión de la información o revocatoria de la autorización del tratamiento, en caso de que el titular mantenga alguna relación contractual o deber legal de permanecer en las bases de datos que custodia el Fondo de Empleados PRESENTE.

Solicitudes de cambio de canales para el contacto a los titulares de la información

Para la solicitudes de cambio u elección de los canales de contacto dispuestos por el Fondo de Empleados PRESENTE, destinados para el envío de comunicaciones de oferta de productos y servicios y la gestión de cobranza de las obligaciones adquiridas, se deben realizar a través del diligenciamiento del formato “solicitud cambio de canales de contacto”, el cual se encuentra disponible en la página web oficial www.presente.com.co en el enlace “descargables”, dirigiéndola al correo fondopresente@presente.com.co.

Canales de atención a solicitudes, consultas, quejas y reclamos

El Fondo de Empleados PRESENTE mantiene habilitado los siguientes canales de atención a los titulares, para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir su información personal.

Correo electrónico: pdpresente@presente.com.co

Solicitud física: Carrera 48 – No. 32 B Sur – 139. Envigado, Antioquia. Dirigida al Área de Riesgos del Fondo de Empleados Grupo Éxito.

Así mismo, el Fondo de Empleados PRESENTE podrá disponer de otros canales para el ejercicio de los derechos de habeas data, por parte de los titulares de la información, los cuales serán informados de manera oportuna.